Después del curso de capacitación a intervalos regulares (ajustado al funcionamiento, a la necesidad y la frecuencia de los casos).

Papel y bolígrafo (si el grupo se compromete a documentar los resultados).
Privacidad / espacio para reunirse

Previo a la reunión: una persona toma la iniciativa y organiza un encuentro. Designa la sala, la fecha y hora de reunión e invita a los participantes a la misma. A estos se les debe pedir que confirmen su asistencia. La reunión se debe ofrecer, incluso si inicialmente se expresa poco interés/necesidad. La persona líder de la reunión principal debe tener experiencia en el apoyo a los pacientes que experimentan VG. La reunión puede ser multidisciplinaria.

Durante la primera reunión: se acuerdan las normas de las reuniones y el objetivo de las mismas. Una atmósfera de apoyo y segura es esencial. La confidencialidad debe ser acordada, con la excepción de las acciones de seguimiento relacionados con el paciente (por ejemplo, se sugiere una derivación a otro servicio, éste tendría que ser puesto en práctica y documentada) u otros temas de interés, tales como las cuestiones de protección infantil.

En cada reunión: todos los participantes asumen la responsabilidad de la preparación para la reunión y presentación de casos / situaciones con las que les gustaría ayudar. Se aplican las reglas de retroalimentación. La persona que lidera la reunión debe estructurarla para asegurar que tengan la oportunidad de hablar / discutir su práctica y de los casos, según se requiera.

Después de las reuniones: notas de resumen de la reunión son anotadas y compartidas, si así se acuerda por el grupo. La documentación de estas reuniones puede ser importante para los casos con proceso penal. Ver también la herramienta 24 (compartir historias positivas).